La gestion des dépenses en entreprise.

La gestion des dépenses en entreprise : comment s’y retrouver

Suivez et gérez-vous correctement les dépenses de votre entreprise (les coûts liés à l’exploitation de votre entreprise) ? L’enregistrement et l’examen régulier de vos dépenses d’entreprise vous aident à repérer les dépenses inutiles, à réduire les coûts et à être mieux préparé au moment de la déclaration d’impôts. Pour améliorer la façon dont vous suivez et gérez vos dépenses d’entreprise, essayez ces conseils.

Comprendre votre situation financière actuelle

Avant de pouvoir gérer avec succès vos dépenses professionnelles, vous devez vous assurer de bien comprendre votre situation financière actuelle. Cela vous aidera à identifier tout changement de budget, de dépenses ou de processus que vous pourriez devoir apporter. Prenez le temps, en collaboration avec votre équipe financière si vous en avez une, d’examiner vos finances.

Ne supposez pas que le budget que vous avez établi au début de l’exercice financier ou les hypothèses que vous avez formulées dans votre plan d’entreprise sont toujours valables, à moins qu’ils ne soient régulièrement revus. Examinez le niveau de vos recettes et de vos dépenses, si vous réalisez un bénéfice ou une perte, et où les coûts sont les plus élevés. Si vous enregistrez une perte, examinez les dépenses discrétionnaires et procédez à des réductions si nécessaire.

Fixez vos budgets et révisez-les régulièrement

Une fois que vous aurez compris votre situation financière actuelle, utilisez cette information pour confirmer que les budgets sont exacts et reflètent l’environnement dans lequel vous travaillez. Assurez-vous que les budgets couvrent tous les coûts essentiels tels que les salaires, le loyer, les services publics et les dépenses de personnel ainsi que les frais accessoires. Ensuite, élaborez des rapports qui peuvent vous aider à surveiller vos dépenses et à garder un œil sur votre trésorerie. Il est préférable d’examiner ces rapports chaque semaine, ce qui vous permettra d’identifier les tendances et de réagir rapidement à tout problème potentiel.

Automatisez-vous

Les logiciels de comptabilité simplifient grandement le suivi et la gestion des dépenses. Assurez-vous de choisir le même programme que celui utilisé par votre comptable ou un programme compatible, cela vous permet, à vous ou à votre comptable, d’importer facilement des informations directement dans votre déclaration de revenus au moment de l’impôt. Microsoft Office propose des modèles de feuilles de calcul que vous pouvez utiliser pour suivre les dépenses des entreprises.

Surveillez les dépenses du personnel

Les dépenses du personnel sont l’un des domaines qui peuvent devenir incontrôlables avant que vous ne vous en rendiez compte, surtout si vous utilisez des cartes de crédit professionnelles ou de la petite caisse pour couvrir les frais, sans parler du fait que le personnel doit couvrir les frais de sa propre poche, pour n’avoir qu’à attendre d’être remboursé à la fin du mois. Comme ces frais ne sont souvent déclarés qu’à la fin du mois, il existe un risque important de dépenses excessives, ce qui met en péril vos résultats.

Les dépenses du personnel peuvent également être difficiles à suivre, car les personnes ne respectent pas les délais de présentation des demandes de remboursement ou perdent les reçus attestant qu’elles ont dépensé leur argent conformément aux politiques de l’entreprise.

Bien que vous ne puissiez pas éviter de dépenser de l’argent pour les frais du personnel, vous pouvez le gérer de près en utilisant des cartes de visite prépayées, qui suppriment le besoin de petite caisse dans les bureaux et de cartes de crédit d’entreprise. Ces cartes vous permettent d’ajouter autant ou aussi peu d’argent que vous le souhaitez, de fixer des limites et des règles de dépenses pour chaque individu et d’obtenir des rapports en temps réel sur ce que les gens dépensent, quand et où.

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