gérer la facturation de son entreprise.

Comment gérer la facturation de son entreprise ?

La facturation n’est pas le travail préféré de tout le monde, surtout quand on a affaire à un grand nombre de clients différents. Quoi qu’il en soit, être payé est sans doute l’aspect le plus important des affaires, surtout pour les propriétaires de petites entreprises. Et pour cela, il est important d’élaborer une stratégie pour gérer vos factures. Il existe de nombreuses méthodes et outils que vous pouvez utiliser pour créer une stratégie de facturation qui vous convienne.

Voici comment gérer vos facturations :

Connaître le cycle de facturation

En fonction du travail à accomplir, il peut y avoir quelques « types » de factures que vous adresserez à votre client. En voici deux exemples :

Facture récurrente : Lorsque vous avez des projets en cours avec le même client, il est souvent préférable d’utiliser une facture récurrente. Avec celles-ci, vous et le client conviendrez d’un intervalle de facturation (généralement hebdomadaire ou mensuel) et les factures seront automatiquement facturées à l’intervalle fixé. Le client finira par l’intégrer dans sa routine, ce qui vous permettra d’être payé plus rapidement.

Facture provisoire : il arrive qu’un client ne veuille pas payer une somme forfaitaire. S’il demande que les paiements soient fractionnés, vous devez convenir d’un intervalle de facturation. Ces intervalles sont généralement basés sur le temps écoulé ou sur l’achèvement de certains éléments du projet. À la fin du projet, les clients veulent souvent voir une facture finale qui récapitule toutes les facturations antérieures.

Fixer des attentes très claires avec les clients

Lorsque vous envoyez des factures, la dernière chose que vous souhaitez est que votre client soit surpris par une partie quelconque de la facture. C’est pourquoi il est essentiel que vous fixiez des attentes très claires dès le début de toute relation commerciale.

Précisez-les (et obtenez l’accord écrit de vos clients) :

Votre calendrier de facturation

Conditions de paiement

Tarifs et prix

Modes de paiement (c’est-à-dire virement bancaire ou carte de crédit)

Qui paie les frais de paiement associés (comme les frais de traitement des cartes de crédit)

Disposer d’un plan pour les factures en retard

Les factures en retard sont une triste réalité pour la plupart des entreprises. L’important est de disposer d’un plan pour traiter les impayés. Ce plan peut comprendre : une série de communications de suivi (au cas où votre facture ne serait pas payée) ainsi que les dates et la fréquence de leur envoi. Convenir de frais de retard ou d’intérêts et de la date à laquelle ils s’appliquent. Un plan pour le non-paiement à long terme et toute action en justice.

L’une des meilleures façons de traiter les factures en retard est de les éviter complètement. En envoyant des rappels proactifs à l’approche des dates d’échéance des factures, vous pouvez aider vos clients à vous payer à temps.

Automatisez votre processus de gestion des factures

Les coûts de traitement manuel des factures (tant en temps qu’en argent) peuvent s’additionner, en particulier pour ceux qui reçoivent de nombreuses factures. C’est pourquoi il est recommandé à toutes les entreprises d’examiner comment elles peuvent automatiser la gestion de leurs factures, qu’il s’agisse d’un aspect particulièrement intensif ou de l’ensemble du processus de bout en bout. Heureusement, les entreprises et les particuliers disposent de nombreuses options pour automatiser divers aspects du processus de facturation, notamment des logiciels de facturation avec automatisation intégrée et des outils permettant de diagnostiquer les tâches comme l’automatisation des processus robotisés.

Détaillez toujours vos factures

Que vous facturiez les clients pour le temps (à l’heure), pour le travail (par projet ou par produit) ou d’une autre manière, il est préférable d’inclure autant de détails que possible sur le travail effectué sur vos factures. En détaillant les factures et en décrivant en détail le travail que vous leur facturez, vous aurez un chemin plus rapide et plus facile vers l’approbation et, finalement, le paiement.

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